Experten-Interview: Modern Workspace & Collaboration
Der heutige Arbeitsplatz hat sich stark verändert. Kaum jemand arbeitet ausschliesslich im Büro; Hybrid Work hat sich in den letzten Jahren etabliert, was neue Technologien und Tools voraussetzt. Unser Senior Collaboration Consultant Alex Bagaglio kennt die wichtigsten Aspekte und Herausforderungen von Modern Workspace und Collaboration-Umgebungen.
Alex, du arbeitest schon seit über 15 Jahren im Bereich Voice, Video und Collaboration. Welche Entwicklungen hast du in den letzten Jahren erlebt?
Die Veränderungen und Entwicklungen sind vielschichtig. Einerseits fand ein technologischer Schritt von On-Premises zu Cloud sowie SaaS-Lösungen wie Cisco Webex oder Microsoft Teams statt. Collaboration-Lösungen sind ausserdem viel integrierter als früher und werden häufig in bestehende Prozesse eingebettet, z.B. Contact Centers, CRMs und ERPs. Auch die Anforderungen an Security, Skalierbarkeit und Automatisierung sind stark gestiegen.
Auf der anderen Seite haben sich Business- und User-Anforderungen verändert; so arbeiten wir heutzutage, neben dem klassischen Büroarbeitsplatz, vermehrt Location-unabhängig; sei es im Homeoffice, einem Co-Working Space oder von unterwegs.
Wie sieht für dich eine ideale Collaboration-Umgebung aus?
Optimal ist eine Gesamtlösung, die alle Workloads umfasst. Als Workload definieren wir Funktionen wie Chat/Messaging, Telefonie, Meetings, Datenablage- und Austausch etc. Eine Unternehmung muss ihre Bedürfnisse und Workloads kennen, kategorisieren und die beste Lösung definieren.
Ich verstehe aber, dass es in der heutigen Multi-Vendor-Welt schwierig ist, den Überblick zu behalten, welche Lösungen wofür genutzt werden. Aufgrund fehlender oder unklarer Strategie bekommt der User oft zig Tools, die ähnliches oder sogar 1:1 dasselbe können. Der User sollte in der idealen Umgebung mit einem einzigen Tool sämtliche Workloads bedienen können. Hat er Auswahlmöglichkeiten, führt dies zu Verwirrung, verminderter Produktivität oder sogar Frustration. Zudem entstehen dadurch höhere operative Kosten (OPEX).
Wie gross ist der Unterschied von deinem „Collaboration-Utopia“ zur Realität in Schweizer Unternehmen?
Das lässt sich vermutlich nicht pauschal beantworten. Ich stelle auf jeden Fall fest, dass es je nach Umfeld eine Herausforderung ist, diese eben erwähnte Strategie sauber zu erarbeiten. Bestehende Lösungen sowie unterschiedliche Ansichten und Interessen gestalten den Prozess meist schwierig. Häufig möchte eine Unternehmung den Mitarbeitenden nicht zu viel vorschreiben. Das resultiert aber in einer Collaboration-Umgebung, wo einfach alles vorhanden ist, was auf Kosten der Produktivität geht. Man muss fast sagen, so entstehen chaotische Zustände.
Ein klassisches Beispiel aus dem Arbeitsalltag: „Ich habe dir eine Mitteilung geschrieben und keine Antwort erhalten.“ – „Wo denn, in welchem Tool?“. Der eine hatte in Tool A geschrieben, der andere nur Tool B offen. Solche Situationen sind genauso ärgerlich wie vermeidbar.
Was sind die typischen Herausforderungen, bei Collaboration-Projekten?
Ich glaube, dass die technologischen Herausforderungen nicht mehr die grössten sind. Die IT-Infrastruktur ist in der Regel sehr stabil, wenn ich das mit den letzten Jahren vergleiche. Viel herausfordernder sind die strategischen, prozesstechnischen und organisatorischen Aspekte. Des Weiteren sind die Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz im Collaboration-Umfeld viel anspruchsvoller geworden. Schlussendlich ist es bei einem Projekt das A und O, die Kundenbedürfnisse richtig zu verstehen, richtig zu dokumentieren und dementsprechend die bestpassende Lösung professionell zu implementieren. Ganz wichtig ist, den Kunden nach der Implementation weiter zu begleiten und die Umgebung zu optimieren, ganz im Sinne unseres Credos Service 1st.
Hast du ein schönes Beispiel für ein erfolgreiches Collaboration-Projekt aus deinem langjährigen Erfahrungsschatz?
Grundsätzlich freue ich mich immer sehr, wenn wir eine Lösung für einen Kunden implementieren dürfen und er anschliessend erkennt, was diese Lösung über seine Anforderungen hinaus alles noch kann. Im Optimalfall migriert er dann weitere Funktionen, wo heute eine andere Lösung im Einsatz ist, auf die neue Lösung und nutzt so Synergien. Von solchen Erweiterungen kann man enorm profitieren.
Wir hatten zum Beispiel den Fall, dass ein Kunde Cisco Devices implementiert hat. Zusätzlich hatte er noch ein teures Room Management System im Einsatz, für welches sehr viele Sicherheit-Ausnahmen vorgenommen werden mussten. Dieses haben wir in die neue Cisco-Devices-Lösung integriert, um Kosten und Hersteller zu reduzieren. Dass wir dabei auch die Sicherheit der Infrastruktur des Kunden verbessert haben, war ein schöner Nebeneffekt.
Sie haben Fragen oder Interesse, Ihre Collaboration-Umgebung zu verbessern?
Kontaktieren Sie Alex Bagaglio direkt via bagaglio@netcloud.ch; er freut sich auf Ihre Anfragen und Anregungen.